{"id":218,"date":"2026-08-12T18:44:19","date_gmt":"2026-08-12T21:44:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.matrixprint.com.br\/blog\/?p=218"},"modified":"2026-07-08T17:50:22","modified_gmt":"2026-07-08T20:50:22","slug":"um-equipamento-no-lugar-de-quatro-a-conta-que-poucas-empresas-fazem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.matrixprint.com.br\/blog\/um-equipamento-no-lugar-de-quatro-a-conta-que-poucas-empresas-fazem\/","title":{"rendered":"Um equipamento no lugar de quatro: a conta que poucas empresas fazem"},"content":{"rendered":"\n

Impressora, copiadora, scanner e \u00e0s vezes at\u00e9 fax \u2014 muitas empresas ainda mant\u00eam equipamentos separados para cada fun\u00e7\u00e3o, ocupando espa\u00e7o e multiplicando contratos de manuten\u00e7\u00e3o. O aluguel de impressora multifuncional<\/strong><\/a> resolve isso com um \u00fanico equipamento, um \u00fanico contrato e um \u00fanico ponto de suporte t\u00e9cnico.<\/p>\n\n\n\n

O que realmente significa “multifuncional”<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar que alguns modelos mais avan\u00e7ados incluem fun\u00e7\u00e3o de fax digital, recurso ainda exigido por determinados \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos e setores regulados, mesmo com o uso de fax tradicional em decl\u00ednio na maioria das empresas.<\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar que alguns modelos oferecem grampeamento autom\u00e1tico e outras fun\u00e7\u00f5es de acabamento, \u00fateis para empresas que produzem relat\u00f3rios ou apresenta\u00e7\u00f5es com frequ\u00eancia e precisam entregar o material j\u00e1 finalizado.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 essa combina\u00e7\u00e3o de fun\u00e7\u00f5es em um \u00fanico ponto que torna o aluguel de impressora multifuncional<\/strong><\/a> especialmente atrativo para empresas que buscam simplificar a opera\u00e7\u00e3o sem abrir m\u00e3o de nenhuma das funcionalidades que j\u00e1 usavam separadamente antes.<\/p>\n\n\n\n

Uma impressora multifuncional combina, no mesmo equipamento, impress\u00e3o, c\u00f3pia, digitaliza\u00e7\u00e3o e, em alguns modelos, envio de fax. Isso elimina a necessidade de manter aparelhos separados para cada tarefa, reduzindo espa\u00e7o f\u00edsico ocupado e simplificando a gest\u00e3o de suprimentos e manuten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Economia de espa\u00e7o: mais relevante do que parece<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale destacar que, al\u00e9m do espa\u00e7o f\u00edsico, a redu\u00e7\u00e3o de equipamentos tamb\u00e9m simplifica a limpeza e organiza\u00e7\u00e3o do ambiente de trabalho, um ganho indireto que poucas empresas consideram na hora de decidir.<\/p>\n\n\n\n

Vale considerar tamb\u00e9m a redu\u00e7\u00e3o de cabos e tomadas necess\u00e1rias, j\u00e1 que m\u00faltiplos equipamentos separados exigem mais pontos de energia e rede do que um \u00fanico multifuncional centralizando as fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Em escrit\u00f3rios menores ou com layout mais apertado, substituir quatro equipamentos por um \u00fanico multifuncional libera espa\u00e7o que pode ser usado para esta\u00e7\u00f5es de trabalho adicionais ou \u00e1reas de conviv\u00eancia \u2014 um ganho que vai al\u00e9m do aspecto puramente financeiro do contrato.<\/p>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o direto para nuvem: recurso que economiza tempo<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a seguran\u00e7a dessa integra\u00e7\u00e3o, verificando se a conex\u00e3o entre o equipamento e o servi\u00e7o de nuvem utiliza criptografia adequada para proteger documentos sens\u00edveis durante a transfer\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Vale verificar a compatibilidade do equipamento com os servi\u00e7os de nuvem j\u00e1 usados pela empresa (Google Drive, OneDrive, servidores pr\u00f3prios), garantindo que a integra\u00e7\u00e3o funcione sem necessidade de etapas manuais extras.<\/p>\n\n\n\n

Modelos mais recentes de multifuncionais permitem digitalizar documentos direto para e-mail, pasta de rede ou servi\u00e7os de nuvem, eliminando a etapa de salvar no computador para depois enviar manualmente \u2014 um pequeno ganho de tempo que se acumula bastante ao longo do dia em empresas com alto volume de digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Um \u00fanico fornecedor, um \u00fanico contrato de manuten\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a facilidade de comunica\u00e7\u00e3o com um \u00fanico ponto de contato para qualquer d\u00favida ou solicita\u00e7\u00e3o, em vez de precisar identificar qual fornecedor espec\u00edfico \u00e9 respons\u00e1vel por cada fun\u00e7\u00e3o do equipamento.<\/p>\n\n\n\n

Vale destacar que essa simplifica\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m reduz o tempo gasto pela equipe de compras e financeiro negociando e renovando m\u00faltiplos contratos anualmente, liberando esse tempo para outras atividades administrativas.<\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a simplifica\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o financeira: uma \u00fanica fatura mensal para todas as fun\u00e7\u00f5es facilita o controle or\u00e7ament\u00e1rio do setor administrativo, em vez de conciliar m\u00faltiplos contratos com vencimentos diferentes.<\/p>\n\n\n\n

Vale destacar que essa centraliza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m facilita auditorias internas e confer\u00eancia de custos, j\u00e1 que fica mais simples acompanhar o gasto total com impress\u00e3o da empresa atrav\u00e9s de aluguel de impressora multifuncional<\/strong><\/a> em vez de somar valores espalhados entre contratos diferentes.<\/p>\n\n\n\n

Ter um \u00fanico equipamento tamb\u00e9m significa um \u00fanico fornecedor respons\u00e1vel por toda a manuten\u00e7\u00e3o, simplificando a gest\u00e3o de chamados t\u00e9cnicos \u2014 em vez de acionar fornecedores diferentes para impressora, copiadora e scanner com problemas isolados, tudo passa por um \u00fanico contrato e um \u00fanico suporte.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Quando vale a pena optar por equipamentos separados<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar setores de miss\u00e3o cr\u00edtica, como departamentos de emerg\u00eancia ou centrais de atendimento 24 horas, onde qualquer interrup\u00e7\u00e3o de fun\u00e7\u00e3o pode ter impacto direto na opera\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Vale avaliar esse cen\u00e1rio com cuidado antes de descartar a op\u00e7\u00e3o multifuncional, j\u00e1 que a redund\u00e2ncia total costuma custar mais caro e s\u00f3 compensa quando a opera\u00e7\u00e3o realmente n\u00e3o pode parar em hip\u00f3tese alguma.<\/p>\n\n\n\n

Empresas com volume extremamente alto de impress\u00e3o e c\u00f3pia simult\u00e2neos, ou que precisam de redund\u00e2ncia total em caso de falha (dois equipamentos separados garantem que uma pane n\u00e3o pare as duas fun\u00e7\u00f5es ao mesmo tempo), podem preferir manter equipamentos individuais mesmo com o ganho de praticidade do multifuncional.<\/p>\n\n\n\n

Dimensionando o equipamento certo para o volume da empresa<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale conversar diretamente com o fornecedor sobre o hist\u00f3rico de uso de empresas similares, informa\u00e7\u00e3o que ajuda a calibrar melhor a escolha do modelo sem depender apenas de estimativas internas.<\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m consultar o fornecedor sobre recomenda\u00e7\u00f5es espec\u00edficas por setor de atua\u00e7\u00e3o, j\u00e1 que empresas de diferentes segmentos (jur\u00eddico, cont\u00e1bil, comercial) tendem a ter padr\u00f5es de uso bem distintos entre as fun\u00e7\u00f5es do equipamento.<\/p>\n\n\n\n

Vale considerar n\u00e3o apenas o volume de impress\u00e3o, mas tamb\u00e9m a frequ\u00eancia de uso das outras fun\u00e7\u00f5es (c\u00f3pia, digitaliza\u00e7\u00e3o) ao escolher o modelo, j\u00e1 que multifuncionais t\u00eam capacidades diferentes para cada tarefa, nem sempre proporcionais entre si.<\/p>\n\n\n\n

O lado mais t\u00e9cnico: velocidade por fun\u00e7\u00e3o e capacidade do alimentador autom\u00e1tico<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a resolu\u00e7\u00e3o de digitaliza\u00e7\u00e3o em DPI, relevante para empresas que arquivam documentos digitalizados como substituto do papel original, j\u00e1 que uma resolu\u00e7\u00e3o baixa pode comprometer a legibilidade de textos pequenos no arquivo digital.<\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a durabilidade do alimentador autom\u00e1tico de documentos, componente sujeito a mais desgaste em empresas com alto volume de digitaliza\u00e7\u00e3o e c\u00f3pia di\u00e1ria.<\/p>\n\n\n\n

Vale verificar a velocidade de digitaliza\u00e7\u00e3o (p\u00e1ginas por minuto no modo scanner), que costuma ser diferente da velocidade de impress\u00e3o, e a capacidade do alimentador autom\u00e1tico de documentos, relevante para empresas que digitalizam ou copiam lotes grandes de papel com frequ\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a conectividade dispon\u00edvel \u2014 rede cabeada, Wi-Fi e compatibilidade com impress\u00e3o m\u00f3vel via celular s\u00e3o recursos que facilitam o uso do equipamento por m\u00faltiplos usu\u00e1rios e dispositivos diferentes na empresa.<\/p>\n\n\n\n

Vale refor\u00e7ar que a decis\u00e3o entre aluguel de impressora multifuncional<\/strong><\/a> e equipamentos separados deve considerar o perfil real de uso da empresa, n\u00e3o apenas a economia inicial aparente \u2014 o que funciona bem para um escrit\u00f3rio pequeno pode n\u00e3o ser ideal para uma opera\u00e7\u00e3o com volume muito alto e simult\u00e2neo de todas as fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Como avaliar se o multifuncional certo atende todos os setores da empresa<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Vale tamb\u00e9m considerar a curva de crescimento da empresa nos pr\u00f3ximos anos, escolhendo um equipamento com capacidade um pouco acima da necessidade atual, evitando a necessidade de troca prematura caso o volume de uso aumente rapidamente.<\/p>\n\n\n\n

Antes de definir o modelo, vale conversar com os diferentes setores da empresa sobre como cada um usa as fun\u00e7\u00f5es de impress\u00e3o, c\u00f3pia e digitaliza\u00e7\u00e3o no dia a dia \u2014 um departamento jur\u00eddico, por exemplo, pode digitalizar muito mais do que imprimir, enquanto o comercial pode ter o padr\u00e3o inverso.<\/p>\n\n\n\n

Esse mapeamento evita a escolha de um equipamento subdimensionado para uma das fun\u00e7\u00f5es, mesmo que as outras estejam bem atendidas \u2014 um erro comum quando a decis\u00e3o \u00e9 baseada apenas no volume total de impress\u00e3o, sem considerar a distribui\u00e7\u00e3o entre as diferentes funcionalidades.<\/p>\n\n\n\n

FAQ \u2013 Perguntas Frequentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n

1. \u00c9 poss\u00edvel adicionar grampeamento ou outras fun\u00e7\u00f5es de acabamento depois?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Depende do modelo \u2014 alguns permitem m\u00f3dulos de expans\u00e3o posteriores, enquanto outros j\u00e1 v\u00eam com essas fun\u00e7\u00f5es integradas de f\u00e1brica ou n\u00e3o oferecem essa possibilidade.<\/p>\n\n\n\n

2. Empresas pequenas com poucos funcion\u00e1rios realmente precisam de um multifuncional?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Mesmo com poucos usu\u00e1rios, a praticidade de ter todas as fun\u00e7\u00f5es em um \u00fanico equipamento compacto costuma justificar o investimento, especialmente em espa\u00e7os f\u00edsicos reduzidos.<\/p>\n\n\n\n

3. Multifuncionais alugados recebem atualiza\u00e7\u00e3o de software com frequ\u00eancia?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sim, atualiza\u00e7\u00f5es de firmware e seguran\u00e7a normalmente fazem parte da manuten\u00e7\u00e3o inclu\u00edda no contrato de loca\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

4. Qual o tempo de vida \u00fatil m\u00e9dio de um equipamento multifuncional?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Com manuten\u00e7\u00e3o adequada, costuma variar entre cinco e sete anos de uso intenso, dependendo do volume mensal processado pela empresa.<\/p>\n\n\n\n

5. \u00c9 poss\u00edvel integrar o multifuncional ao sistema de gest\u00e3o da empresa?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Muitos modelos corporativos permitem integra\u00e7\u00e3o com softwares de gest\u00e3o documental e ERPs, facilitando o fluxo de digitaliza\u00e7\u00e3o direto para os sistemas j\u00e1 usados pela empresa.<\/p>\n\n\n\n

6. O contrato de loca\u00e7\u00e3o de multifuncional custa mais que o de impressora simples?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Costuma ser proporcional ao volume de uso combinado das fun\u00e7\u00f5es (impress\u00e3o, c\u00f3pia, digitaliza\u00e7\u00e3o), mas geralmente sai mais barato que manter contratos separados para cada equipamento individual.<\/p>\n\n\n\n

7. Impressora multifuncional consegue imprimir e digitalizar ao mesmo tempo?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

A maioria dos modelos processa uma tarefa por vez, mas equipamentos mais avan\u00e7ados permitem enfileirar tarefas diferentes, otimizando o uso do equipamento por v\u00e1rios usu\u00e1rios simultaneamente.<\/p>\n\n\n\n

8. Impressora multifuncional \u00e9 mais lenta que uma impressora dedicada?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Modelos corporativos de qualidade mant\u00eam velocidade compar\u00e1vel a equipamentos dedicados \u2014 a diferen\u00e7a de desempenho \u00e9 mais relevante em modelos dom\u00e9sticos de entrada.<\/p>\n\n\n\n

9. Vale a pena para empresas pequenas com poucos funcion\u00e1rios?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sim, principalmente pela economia de espa\u00e7o e simplifica\u00e7\u00e3o de manuten\u00e7\u00e3o, benef\u00edcios proporcionalmente ainda mais relevantes em escrit\u00f3rios menores.<\/p>\n\n\n\n

10. Se o multifuncional quebrar, a empresa fica sem nenhuma das fun\u00e7\u00f5es?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sim, por isso vale considerar contratos com prazo de atendimento r\u00e1pido ou equipamento reserva, especialmente para empresas que dependem muito dessas fun\u00e7\u00f5es no dia a dia.<\/p>\n\n\n\n

Simplificar o parque de equipamentos \u00e9 ganho direto de efici\u00eancia<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Migrar para aluguel de impressora multifuncional<\/strong><\/a> reduz o n\u00famero de contratos, fornecedores e equipamentos que a empresa precisa gerenciar, liberando tempo da equipe interna para tarefas que realmente fazem parte do neg\u00f3cio principal.<\/p>\n\n\n\n

Quer saber qual modelo multifuncional atende melhor sua empresa? Fale com a Matrix Print pelo WhatsApp<\/strong><\/a> e receba uma recomenda\u00e7\u00e3o personalizada.<\/p>\n\n\n\n

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